MOT 數位化 — 需求 Backlog
D67 課程品質部(PQD) × 數位轉型委員會 · v2 已併入 6/30 逐頁審閱需求
產出 2026-07-01 · 共 53 項
📌 策略與目標
舊版 MOT(關鍵時刻檢核表)兩個死因:①太長,沒人填;②填了,沒人 review。本案重點不在把檢核表搬上線,而在讓分會幹部在過程中建立 ownership、把行動方案做出來。
【首要】透過引導分會幹部親手完成數位版 MOT 的過程,建立他們的 ownership,讓行動方案(Who / What / By When)確實落地執行。【次要】彙整資料供總會集中分析與後續輔導。
追蹤輔導迴路的人工版其實已存在 —— 三長透過與區長會議在追。工具不需重做提醒系統,只要把料餵進既有迴路即可。
Phase 1 全程不涉個資:行動項負責人以幹部職稱標示,不收集姓名/email。逐人 email 提醒與雙向輔導屬 Phase 2,須先通過個資使用審核;填答端 email 以遮罩(銀碼)方式僅在需驗證時帶出。
MOT 為 COT(幹部訓練)最後一段,由會長/VPE 主持、掃部手冊 QR 進入、一支手機共填,重在帶幹部一起做出行動方案;完成報告自動上傳部群組與區長群組。首場幹訓 7/12。
Allison 前端評量原型已完成(僅負責前期 UI 原型);後續開發與優化由 Leah Kao + developer Mark Chen 承接。後台 admin 已登入、分會資料已串接。後端 API、資料庫、部名單、內容在地化與多項表單/UX 細節持續開發。
6 月底前假資料 demo;6/30 已完成三人逐頁審閱(本次併入需求);7/1 起串接部名單與發布資源手冊。
🗺️ 分期路線圖
6 月底前以假資料完成 demo:前端評量表單 + 後台 admin 串接,驗證資料流可走通。
前提:假資料即可;不涉個資
MOT 工具在 7/12 首場幹訓前上線。上線必要:填答流程與資料正確性、內容在地化、後端 API+DB+Azure、部名單串接、行動項清單、報告分發 Teams、QR + 跨裝置測試。雷達圖採 Kevin 設計。
前提:全程不涉個資 / 以幹部職稱標示
結果頁 UX(loading 動畫、引導與鼓勵、結束頁)、雷達圖與健康度分級、後台分析儀表板、自動同步、多部/加號 email、字體無障礙、credit。
前提:不阻擋上線,依回饋迭代
逐人 email 提醒、雙向輔導、checkpoint 行事曆提醒、完整自動化儀表板與自動抓取總會資料。
前提:須通過個資使用審核
亮點 3 區層級健康熱力圖(F3);TI 資料回寫更正流程(H6)。
前提:待範圍/資源重新評估
顯示 53 / 53 項
A.填答流程與資料正確性
- A1六面向 MOT 評量問卷
依《關鍵時刻》六面向設計;Allison 前端初版已可用。
已完成P0MOT上線必要· Mark Chen· Allison 原型 - A2單機、會長主持填答流程
一支手機會中共填、會長主持;掃部手冊 QR 進入。
進行中P1MOT上線必要· Mark Chen· Following.loop·6/30審閱 - A3分會下拉 + 輸入分會編號辨識
分會名稱下拉避免手誤;以分會編號識別該筆紀錄。
進行中P1MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱 - A4移除強制註冊
拿掉填答前需先註冊帳號的限制,改以其他方式辨識填答者。
已完成P0MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱 - A5「正式紀錄」勾選 + 送出前確認框
多筆試填時由主持人勾選正式紀錄;送出前跳確認 pop-up,僅正式筆數上傳雲端(去重/權威資料)。
未開始P0MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱 - A6幹部 Email 遮罩(銀碼)驗證流程
預設讓幹部自填 email;資料有疑慮時以遮罩 email 帶出供確認,不用可自填。
進行中P1MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱 - A7多部支援 + 加號新增 email
一人可屬多部;各職位 email 下方可加號新增多個 email。
未開始P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - A8會員人數題改為自評式
「分會至少有 20 名會員」改為「分會有足夠人數可運作例會」,採自評、不硬性計分。備選:由 D67 dashboard 帶入正確人數。
進行中P1Both上線必要· Spencer (PO)· 6/30審閱
B.內容與在地化
- B1UI 與中文內容優化
優化介面與繁中文案,並與 Alice、Spencer 確認需求。
已完成P1MOT上線必要· Mark Chen· Digital Sync-up.loop - B2中英文雙版本(分開可切換)
提供分開的中文版與英文版(非同頁雙語),以語言切換或不同連結呈現。
未開始P1MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱 - B3用語一致性修正
修正 division 譯名等不一致文字。
進行中P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - B4MOT 檢核項目在地化改寫
移除不合時宜項目(如會員徽章/PIN),改為「是否辦理新會員入會儀式」等貼近現況用語。
進行中P1MOT上線必要· Spencer (PO)· 6/30審閱 - B5原文 vs 改寫對照表
Allison 提供建站來源 Word 檔;用 AI 轉 Excel(左原文/右修改)供審閱定稿。
進行中P1MOT上線必要· Spencer / Allison (PO)· 6/30審閱 - B6移除所有 Q2 / 季度專屬文字
移除季度提醒等文字,改為與季別無關。
進行中P1MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱 - B7移除題目必填標記
移除「Q1 必選」等必填標記文字。
未開始P2MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱
C.結果頁與使用體驗
- C1第一頁下拉顯示缺陷修復
修 Division/Area/Club 選項文字跑掉、淺色 bar 顯示錯誤。
已完成P1MOT上線必要· Mark Chen· 6/30審閱 - C2「分析中」loading 動畫
評分後約 2 秒 loading/計算動畫再顯示結果,增加分析感。
未開始P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - C3評分後引導提示 + 鼓勵訊息
顯示分數後給「我可以怎麼做」小幫手引導;下載後底部加鼓勵訊息。
已完成P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - C4Thank-you / 結束頁 + 重新評量
送出下載後導向結束頁,呈現分會健康雷達圖(見 F1)、鼓勵訊息與「重新評量」按鈕。
進行中P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - C5第 2 頁起精簡表頭 + 頁尾浮水印
第 2 頁起精簡表頭只留主標題;頁尾加 Toastmasters logo 浮水印。
未開始P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - C6可調大字體 / 無障礙
加大 base 字體或支援瀏覽器縮放,照顧年長使用者。
未開始P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - C7評分前確認 / 回頭修改頁
評分前顯示確認頁供檢視前面填答內容,或可返回修改答案(有別於送出前確認框)。
未開始P1MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱
D.後端與資料庫
- D1後端 API 開發
建立收集與查詢用後端 API(目前無後端,為最複雜部分)。
已完成P0MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· Following.loop·Teams-Scott - D2資料庫設計
Spencer 提供 database layout,據以設計資料庫。
已完成P0MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· Following.loop - D3架構決策:獨立 vs 整合
後端獨立建置,或整合進現有共用系統(後者需借重團隊力量)。
待決議P0MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· Teams-Scott/Kevin - D4移轉 Azure、串接 TI 資料
移轉原型至 Azure 並串接總會資料;分會資料已串接,部名單待 7/1 後。
已完成P0Both上線必要· Leah Kao / Mark Chen· Digital Sync-up.loop·6/30審閱 - D5Web 後台 admin 介面
Web 後台註冊與 admin 登入;登入已完成。
進行中P1MOT上線必要· Leah Kao· Digital Sync-up.loop - D6假資料 demo(6 月底前)
以假資料完成 demo、測流程串接。
進行中P0MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· Following.loop - D7自動匯入部/區幹部名單
7/1 後由 Spencer 提供並串接部/區幹部名單。
未開始P1Both上線必要· Mark Chen· 6/30審閱
E.行動項追蹤(亮點1)
- E1自動彙整 Who/What/By When 清單
MOT 填完自動彙整行動項清單,解決「填了沒人追」。
進行中P0MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· Kevin三亮點 - E2行動項自動餵入區長會議 agenda
清單接既有人工追蹤迴路,不另建提醒系統。
未開始P1MOT上線後優化· Mark Chen· Kevin三亮點·Teams-Kevin - E3負責人以幹部職稱標示(不涉個資)
以幹部職稱(如會長/VPE)而非 email 標示負責人,幾乎不涉個資。
已完成P0MOT上線必要· Mark Chen· Kevin三亮點 - E4行動項狀態追蹤
每筆可標示已完成/進行中/未開始。
未開始P1MOT上線後優化· Mark Chen· Kevin三亮點 - E5checkpoint 日期 + 行事曆提醒(可自選)
除 by-when 外加選填 checkpoint;可由幹部自選是否送行事曆提醒,兩位負責人姓名寫清楚。
未開始P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱 - E6報告自動分發至 Teams 群組
完成報告自動上傳/分發至部群組、區長群組。
未開始P1MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· 6/30審閱
F.視覺化與儀表板(亮點2/3)
- F1分會健康雷達圖 + 季趨勢
六面向雷達圖每季疊圖,呈現於結果/thank-you 頁;採用 Kevin 示意設計;完全不涉個資。
未開始P1MOT上線後優化· Mark Chen· Kevin三亮點·6/30審閱 - F2自動帶入下次 agenda 建議
標出最弱面向,自動帶入下次會議 agenda 建議。
未開始P2MOT上線後優化· Mark Chen· Kevin三亮點 - F3D67 區層級彙整熱力圖(亮點3)
部/區/分會熱力圖。6/30 決議本階段暫不做。
暫緩P2Dashboard暫緩· Mark Chen· Kevin三亮點·6/30審閱 - F4健康度指數分級門檻
定義健康度指數 0–100 分級(75+/60–74/45–59/<45)。
未開始P2MOT上線後優化· Leah Kao / Mark Chen· Kevin三亮點 - F5後台數據化 Dashboard
後台分會/區資料;現為單欄顯示,對象為區長/部長/PQD,非急件。
進行中P1MOT上線後優化· Leah Kao / Mark Chen· Digital Sync-up.loop·6/30審閱 - F6自動資料同步與更新
分會/區資料自動同步與更新(尚未完全實現)。
未開始P1Both上線後優化· Mark Chen· Digital Sync-up.loop - F7自動抓取總會公開 Dashboard 資料
自動抓公開 dashboard 彙整。
進行中P2Dashboard上線後優化· Mark Chen· Following.loop - F8Dashboard 分析指標定義
後台分析指標內容待討論定案。
待決議P1MOT上線後優化· Leah Kao / Spencer (PO)· Digital Sync-up.loop·6/30審閱
G.部署與測試
- G1產生 MOT QR code(正式連結)
以正式上線版連結產生 QR code,置於部訓練手冊供掃描。
未開始P1MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· 6/30審閱 - G2Android / iOS 跨裝置測試
測送出/下載(裝置原生功能);需找 Android 測試者。
未開始P1MOT上線必要· Leah Kao / Mark Chen· 6/30審閱 - G3數位轉型團隊 credit 置入
將團隊 credit(如 Allison、Mark Chen、Leah Kao)置入工具。
未開始P2MOT上線後優化· Mark Chen· 6/30審閱
H.治理與專案管理
- H1是否收進數委會共用 infra
評估收進 repo toastmasters-d67 / Azure 及維護狀態。
待決議P1Both上線後優化· Leah Kao / Scott· Teams-Kevin提案表 - H2人力與時程安排
現有人力(尤其後端);時程為本月底前,需評估排程與資源。
進行中P0Both上線必要· Leah Kao (PM) / Scott· Teams-Scott - H3分期策略與個資審核
Phase 1 不涉個資先上線;Phase 2 逐人 email + 雙向輔導,須通過個資使用審核後再做。
進行中P0MOT上線必要· Leah Kao (PM)· Kevin三亮點 - H4PQD 數位化對齊/審閱
6/30 完成 MOT + Dashboard 逐頁審閱(本次需求來源)。
已完成P1Both上線必要· Leah Kao· Email 6/30·6/30審閱 - H5指派專案 PM
Leah Kao 接 MOT 數位化專案 PM,統籌需求、分工與時程。
進行中P0Both上線必要· Leah Kao· Teams-Leah Kao - H6TI 資料回寫更正流程(暫緩)
官網資料有誤時的更新/回寫 TI 流程;本次 COT 暫不做。
暫緩P2Dashboard暫緩· —· 6/30審閱 - H7MOT 於 COT 的定位與導入
MOT 為 COT 最後一段,核心在帶幹部建立 ownership、落實行動方案;首場幹訓 7/12,7/1 起發布資源手冊。
進行中P1MOT上線必要· Spencer (PO)· 6/30審閱